La facture est un document important que les entreprises et les prestataires de services ont besoin pour justifier le coût de leurs prestations. On peut parfaitement la créer à partir de simples outils comme le Microsoft Word ou Excel. Cependant, il pourrait aussi être intéressant de le faire en ligne. La plupart des logiciels de conception sur le web disposent déjà de templates pour la création. Découvrez leurs avantages et comment faire.
Les avantages des outils de création de facture en ligne
Petites et grandes entreprises ainsi que les travailleurs indépendants utilisent tous une facture dès qu’ils vendent un produit ou offrent un service à quelqu’un. La création d’une facture leur permet d’être payés et son utilité dépend de chaque domaine d’activité. Avec l’évolution de la technologie, il devient possible de créer une facture en ligne en utilisant un logiciel spécifique.
Voici pourquoi vous devez en utiliser un :
- Vous êtes votre propre graphiste pour créer votre contenu multimédia. C’est une version simplifiée qui vous permet de supprimer un arrière-plan, de créer une palette de couleurs, ou de découper ou fusionner des vidéos.
- Ces outils sont le plus souvent accessibles gratuitement avec une banque d’images à plus d’un million de fichiers multimédias.
- Ces outils sont dédiés aux personnes qui se concentrent sur des résultats plutôt que sur le processus.
- Ils sont riches en fonctionnalités : basiques et supplémentaires, notamment pour ceux qui optent pour une version Premium, payante.
Avec un outil aussi complet que Creative Cloud Express par exemple, vous avez accès à un large choix de templates entièrement modifiables suivant vos besoins. Ce qui vous permet de simplifier vos créations en utilisant diverses ressources permettant d’améliorer leurs designs. Parmi les avantages de ces outils en ligne, il y a aussi :
- La création rapide d’un contenu à partir de modèles déjà disponibles dans l’outil.
- Des polices hautement qualifiées vous permettant de faire briller vos contenus.
- Des actions rapides favorisant un travail rapide n’ayant aucun impact sur la qualité de votre créativité.
- Une facture sous différents formats qui peuvent être ouverts plusieurs fois entre formats PDF, Word, Excel ou autres types de fichiers sans changer la qualité de votre travail.
- Un redimensionnement instantané de vos images.
- Une suppression de l’arrière-plan de votre facture ou de vos photos.
- Une conversion de vos fichiers au format PNG en fichiers au format JPG ou inversement.
- Un contenu de qualité.
- Des modèles et des bibliothèques pour vous créer un contenu de marque avec des éléments créatifs.
- Une facture avec des incrustations et des modèles d’illustration de grande qualité.
Les étapes pour créer une facture en ligne
Tous ceux qui proposent un service ou un produit à quelqu’un doivent fournir une facture pour être payés. La facture décrit les détails des biens ou des services fournis, indique le mode de paiement convenu, et évidemment, le montant dû. Créer une facture en ligne n’est pas si difficile surtout si vous avez déjà l’habitude de concevoir des contenus multimédias sur Internet.
En premier lieu, vous devez choisir votre outil. Il est important de bien connaître votre niveau de navigation, car dans le cas où vous êtes un débutant en la matière, le mieux c’est d’opter pour des logiciels peu sophistiqués. Canva figure par exemple parmi les plus simples à utiliser. Le choix de l’outil va aussi dépendre du niveau de complexité de votre facture ainsi que des éléments qui doivent s’y trouver.
Des logiciels comme Adobe Creative Cloud Express proposent par exemple des templates plus variés qui vous permettront d’avoir un large choix, que ce soit en termes de fond ou de forme.
Voici les étapes à suivre en général pour concevoir votre facture en ligne :
- Choisissez parmi la panoplie de modèles préconçus par l’outil. Veillez à ce qu’il soit convenable à vos besoins même s’il peut être modifié.
- Personnalisez votre facture en créant un design à partir de zéro. Ajoutez des textes, votre logo, ou bien d’autres éléments, et procédez à leur personnalisation.
- Mettez-y toutes les informations importantes : date de création, nom et coordonnées de votre entreprise, nom et coordonnées de votre client, mode de paiement, quantité, coût, etc.
- Téléchargez votre facture sous le format de votre choix, puis imprimez-la avec une imprimante.
- Partagez le lien vers votre facture ou directement le fichier depuis l’outil si celui-ci vous le permet.
- Enregistrez votre conception et réutilisez-la avec quelques modifications seulement pour vos futures transactions.
Habituellement, les sites de conception gardent automatiquement vos conceptions dans leurs bases de données. Vous pouvez les modifier autant que vous le voulez ou en créer de nouvelles. Certains vous permettent même de les envoyer directement aux destinataires.
Ce qu’il faut garder en tête lors de la conception de facture
En premier lieu, il existe des mentions obligatoires que vous devez mettre dans la facture entre autres la date de l’émission de celle-ci, les informations concernant le destinataire ainsi que celles qui vous concernent. Il faut aussi mentionner le numéro de la facture, c’est très important. Toutes les informations légales qui sont relatives au destinataire ainsi qu’à vous-même doivent y apparaître notamment le SIRET. Tout cela doit figurer en tête de la facture.
Toute facture doit mentionner le taux de TVA applicable au montant de la facture. Renseignez-vous sur cela si c’est la première fois que vous concevez vous-même votre facture.
Ensuite, n’oubliez pas qu’il existe aussi un délai de prescription pour les factures. Si votre client est un consommateur qui a acheté un de vos produits, vous avez 2 ans pour l’attaquer en justice en cas de non-paiement. Dans le cas où il s’agit d’un professionnel, vous avez 5 ans pour le faire.
Il faut aussi toujours garder en tête que le web n’est pas un endroit très sécurisé, malgré le fait que certains sites le soient. Nous vous conseillons ainsi de bien choisir la plateforme où vous allez créer votre facture. Optez pour les plus célèbres et celles qui sont bien notées sur Internet. Mieux encore, n’hésitez pas à consulter les avis dans les forums.
