Le déploiement d’un intranet est souvent une question qui se pose aux chefs d’entreprise dans les PME ces dernières années. Auparavant réservé aux grandes entreprises, cet outil incontournable s’est aujourd’hui imposé dans de nombreuses petites et moyennes entreprises. Alors faut-il franchir le pas ? Est-ce que cela va être compliqué ? Combien est-ce que cela va coûter ? Autant de questions auxquelles nous allons tenter d’apporter un éclairage dans cet article.
Un projet plus simple qu’il n’y paraît
Contrairement à une idée largement répandue, de nos jours, la mise en œuvre d’un intranet est assez simple. Vous n’évoluez plus dans la situation d’il y a 20 ans où il fallait acheter des serveurs et déployer plusieurs couches applicatives plus ou moins stables.
Cela demandait des compétences particulières et beaucoup de temps. Aujourd’hui, le logiciel se consomme comme un service grâce au SaaS et il est hébergé dans le Cloud. Ainsi, des solutions comme Mon Intranet sont très rapidement utilisables. Au bout de quelques heures, vous commencez à utiliser votre intranet là où un tel projet aurait pris des mois il y a encore quelques années.
Les éditeurs ont bien compris l’enjeu que représentait la mise en œuvre. Du coup, ils ont automatisé au maximum le processus de déploiement et prennent entièrement en charge la gestion de la partie technique. Ainsi, l’entreprise utilisatrice est déchargée de toute la complexité technologique.
Un coût maîtrisé
Auparavant, le gros problème de l’intranet, c’était la grande inconnue autour des coûts opérationnels. Il fallait acheter des serveurs et des licences puis les maintenir et les faire évoluer. Sans expérience, c’était souvent difficile à prédire. Il fallait parfois faire appel à des tiers pour résoudre des impasses techniques.
Là encore, les éditeurs ont trouvé la parade avec le SaaS. L’entreprise loue un accès à un service logiciel. Il n’y a plus d’achat de licences et de serveurs. Le tarif de la location permet de connaître le coût exact de la solution à l’année. C’est une sécurité pour le budget de l’entreprise. L’aspect financier est d’autant plus important dans la période actuelle où chaque euro dépensé doit être provisionné et justifié.
Une utilisation simplifiée
Le but premier de l’intranet est de faciliter les échanges et la communication au sein de l’entreprise entre les services. Il a également pour objectif de permettre la dématérialisation d’un certain nombre de processus. L’idée fondatrice est donc de simplifier et de gagner du temps en automatisant les tâches qui peuvent l’être. Cette automatisation permet de réduire le nombre d’erreurs mais elle n’exclut pas le contrôle. C’est pour cela que chaque processus est associé à un “workflow” de validation : gestion des congés, gestion des notes de frais, etc… Les managers conservent tout leur rôle d’approbation à chaque étape clé.
L’utilisation au quotidien est pensée pour être accessible à une personne peu habituée à l’usage d’outils informatiques. La stabilité et l’ergonomie sont les maîtres mots. Une bonne application se doit d’être utilisable sans aucune formation spécifique, de façon intuitive.
Au final, on le voit, commencer à utiliser un intranet, ce n’est finalement pas si compliqué que cela.
