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SharePoint : l’outil collaboratif de Microsoft

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Publié par Marina
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Lors de la sortie de son Pack Office 2013, Microsoft a rajouté de nombreuses applications, et parmi celle-ci : SharePoint leur nouvel outil collaboratif. Mais qu’entend Microsoft par collaboratif ? Nous connaissons Google Drive avec la possibilité de modifier les documents à plusieurs simultanément et de les stocker. Mais soyons franc, il est plus facile d’utiliser la capacité de stockage que le coté collaboratif de la modification des documents. Alors qu’apporte SharePoint par rapport à l’existant ? Tout ! Un nouveau mode de travail, de nouveaux usages, un partage de données, un « Workflow » le tout organisé en site. Oui, oui, je parle bien de site et de site web.

SharePoint, quèsaco ?

L’outil SharePoint permet de créer des sites Web afin de stocker, organiser, consulter, et partager des informations. Le tout en ayant besoin uniquement d’un navigateur Web accessible depuis n’importe quel appareil : téléphone portable, tablette ou bien sur ordinateur.

SharePoint est donc un lieu d’échanges pour un groupe de personnes bien identifiées, en vue d’une collaboration opérationnelle (planification, coordination, plan d’actions, suivi des tâches, co-rédaction, etc…). De plus, il est possible de retrouver fréquemment des documents (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), des pages, des tâches, des calendriers, des listes de données structurées, des informations…

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Les outils SharePoint

SharePoint se présente sous deux formes :

  • SharePoint Online : Permet l’utilisation de SharePoint en ligne sans avoir besoin d’installer un serveur SharePoint en local. l’hébergement est fait dans le Cloud Microsoft et est comprit dans l’abonnement Office 365. Il peut être également pris en service autonome.
  • SharePoint Server : Permet l’installation de SharePoint sur un serveur local. Il offre ainsi l’ensemble des fonctionnalités SharePoint Fundation. De plus, il embarque des fonctionnalités supplémentaire tel la gestion de contenu d’entreprise, l’aide à la décision, la recherche de contenu d’entreprise, les sites personnels et les flux d’actualités

Application disponible dans SharePoint

Un espace collaboratif SharePoint est composé de plusieurs applications. Attention le terme application représente dans ce contexte des modules. Comparables aux tuiles présentent dans Windows 8/10. Ainsi Microsoft propose les applications suivantes dans leur outil collaboratif :

Bibliothèques

SharePointLa bibliothèque est une GED, c’est à dire une gestion électronique de document. Il existe trois types de bibliothèques dans SharePoint : la bibliothèque de document, la bibliothèque d’image et la bibliothèque de page Wiki. La bibliothèque de document permet aux utilisateurs de stocker des documents de n’importe quel extension : Word, Excel, PDF, PowerPoint, Txt, etc… La bibliothèque d’image a le même fonctionnement que pour les documents mais avec les images. Cela permet de distinguer les images des documents, ou encore des page Wiki stockées dans une page spécifique.

Plus besoin de créer des arborescences avec X niveaux de dossier. SharePoint vous permet de créer des vues spécifiques à l’aide de méta données. Oui c’est un peut vague pour comprendre.

Prenons un exemple concret. Imaginons que je crée un site SharePoint pour permettre un usage collaboratif pour la gestion des cours. J’aurais donc une bibliothèque de document appelé cours (communément la bibliothèque de base est nommée document de l’espace) composée de la manière suivante.

Oui, au premier regard, cela fait mal aux yeux et vous vous demandez pourquoi j’affirme que vous n’aurais plus besoin de créer de dossier alors que ma bibliothèque aurait bien besoin d’un peut de rangement. Constater l’intitulé de mes colonnes : master, semestre, matière, etc… Cela représente des métas données. A partir de ces méta données là, il est facile de créer des affichages spécifique. Ainsi l’affichage précédent avec l’ensemble de la liste des documents en vrac peut ressembler à ça après l’avoir organisée.

Pour avoir un tel affichage, j’ai seulement demandé à SharePoint de me regrouper les documents par la méta donnée matière dans un premier temps puis de groupé par la méta donnée type de document dans un second temps.

Les fichiers comportant une extension Microsoft peuvent être ouvert de deux manières différentes :

  • En ligne : l’ensemble des documents Microsoft peut être modifiés dans les Web Apps embarqués avec SharePoint. Ces Web Apps sont tout simplement les outils de bureautique en ligne. Les versions « online » sont des versions allégés. De plus les modifications faites sur les Web Apps sont automatiquement enregistré vous ne pourrez donc plus jamais perdre vos documents.
  • En local : Les documents peuvent être modifié en local à l’aide des outils Microsoft installé sur votre ordinateur. L’enregistrement des documents sont automatiquement enregistré sur le serveur. Cependant il faut faire attention qu’aucun des documents n’est enregistré en local.

Listes

Cet outil collaboratif travaille beaucoup avec un format de liste. Dans SharePoint une liste est un conteneur permettant de stocker des informations structurées et à partager. La structuration de l’information s’effectue à travers les colonnes de liste. Chaque information est stockée à travers un élément. Les colonnes d’une liste correspondent aux colonnes d’un fichier Excel ou d’une base de donnée. Les éléments aux lignes dans un fichier Excel ou les enregistrements de la base de données.Les affichages ou vues correspondent à des regroupements.

Les listes peuvent se traduisent en différentes applications :

L’application tâche permet de créer une liste des différentes taches à réaliser. Cette application permet de mettre en place à une « ToDoList ». De même que pour la bibliothèque, il est possible d’ajouter des métas données et de créer des affichages spécifique.

Il existe une application calendrier, qui représente une liste d’événement présentable sous forme de liste ou alors avec un affichage calendrier standard. Il est possible de créer des réunions, d’inviter des utilisateurs rappelant certaines fonctionnalités de Outlook. Une interaction entre SharePoint et Outlook est possible.

Sharepoint permet une interaction avec l’ensemble des outils Microsoft standard. Ainsi il est possible d’importer/exporter les listes dans Excel, avoir une connexion avec une base Access.

Vous présentez l’ensemble des fonctionnalités de SharePoint serait long et fastidieux. Cependant, ce qu’il faut retenir :

  • Espace collaboratif où des interlocuteurs peuvent stocker, partager, travailler sur des documents ensemble
  • SharePoint est composé de nombreuses applications tel que le calendrier, la gestion électronique des documents, les taches, les formulaires, etc…
  • Existence d’un « Workflow » permettant de gérer l’accès aux données.

Le Hic de SharePoint

SharePoint offre énormément de possibilité dans le travail collaboratif. Cependant, il n’est pas réellement ouvert au grand publique. Cet outil est principalement destiné aux entreprises. Pour y accéder  deux possibilités :

  • l’achat d’Office 365 ou de l’outil SharePoint en version « online ». Le prix est comprit entre 4.20€ et 19,70 € HT par mois.
  • L’achat de SharePoint Server. Microsoft ne communique pas sur les prix appliqués.

Vous verrez dans un prochain article qu’il est facile pour les étudiants d’avoir un accès gratuit et légal à Microsoft 365.

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A propos de l'auteur

Marina

Etudiante et passionné en informatique, j’écris sur toutes les nouvelles technologie, et geekerie qui s’offrent à moi. YubiGeek est un projet à deux, qui me permet de pouvoir partager ma passion avec tous :-)

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